КЕП — це перший крок до оборонних закупівель в Prozorro. Від того, який КЕП оформили та чи правильно його використовуєте, залежить не лише технічна можливість працювати в системі, а й юридична коректність ваших дій як уповноваженої особи із закупівель. У своєму блозі менторка «Проєкту 100» Наталія Чернишенко розповідає, як у цьому не помилитися.
Початок роботи оборонного закупівельника у Prozorro — це не лише реєстрація на електронному майданчику чи підготовка першої закупівлі. Передусім уповноваженій особі потрібно подбати про інструмент, без якого неможливо повноцінно працювати в електронній системі закупівель, — кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП).
КЕП для закупівельника — не формальність і просто «ключ для входу». Це спосіб підтвердити, хто саме вчинив дію в системі і коли, від імені якої установи та чи має створений електронний документ належну юридичну силу.
Що таке КЕП і чому він потрібен закупівельнику
КЕП — це удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу КЕП та базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Таке визначення міститься у Законі України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис. У практичному розумінні для закупівельника КЕП є аналогом власноручного підпису в електронному середовищі. Саме за допомогою КЕП уповноважена особа підтверджує свої дії в електронній системі закупівель:
- оприлюднює інформацію;
- підписує документи;
- приймає рішення;
- працює з протоколами та іншими матеріалами для закупівлі.
І всі ці дії потрібні для того, щоб дотримати прямої вимоги Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082. Він встановлює:
«Під час роботи в електронній системі закупівель документи та дані створюються і подаються з урахуванням вимог законодавства про електронні документи та електронні довірчі послуги. А після внесення інформації в електронні поля на неї накладається КЕП посадової особи замовника».
Який підпис потрібен уповноваженій особі
Для роботи в Prozorro уповноваженій особі варто використовувати не особистий електронний підпис фізичної особи, а підпис, який містить дані про посадову особу та установу, від імені якої вона діє. Це особливо важливо для замовників — військових частин, органів влади, комунальних установ, закладів освіти, охорони здоров’я та інших юридичних осіб. Уповноважена особа під час роботи в Prozorro фактично виконує представницькі функції від імені замовника. Тому її підпис має бути пов’язаний саме з організацією.
Практична порада: коли отримали КЕП, обов’язково перевірте, які дані відображаються у сертифікаті. У ньому мають бути коректно зазначені:
- ПІБ підписувача;
- назва установи;
- код ЄДРПОУ;
- посада (за наявності).
Де отримати КЕП
КЕП можна отримати у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг — КНЕДП. Обирати надавача варто не за рекламою, а через офіційний перелік на сайті Центрального засвідчувального органу. На цьому ресурсі розміщений актуальний перелік кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.
Зокрема, КЕП можна отримати через таких надавачів або сервіси:
- КНЕДП «Дія» — https://ca.diia.gov.ua;
- КНЕДП ДПС — https://ca.tax.gov.ua;
- КНЕДП АТ КБ «ПриватБанк» — через сервіси Приват24 для бізнесу або відповідні сервіси банку;
- КНЕДП АТ «Ощадбанк» — через сервіси банку;
- ТОВ «Вчасно Сервіс» — через сервіс отримання та використання КЕП;
- КНЕДП «Центр сертифікації ключів Збройних Сил України» — через сервіс, створений для потреб Міністерства оборони України та Збройних Сил України.
Актуальність конкретного надавача, його статус і перелік довірчих послуг краще перевіряти саме через офіційний перелік ЦЗО, адже склад надавачів та умови надання послуг можуть змінюватися.
Перед вибором надавача обов’язково уточніть:
- чи видає він КЕП для посадових осіб юридичних осіб;
- чи можна оформити підпис із зазначенням установи;
- який носій використовується: токен, смарт-карта або захищене хмарне сховище;
- який строк дії сертифіката;
- як відбувається перевипуск або блокування КЕП;
- чи є технічна підтримка у разі проблем з підписанням.
Які особливості для військових частин
Для військових частин та інших структур сектору безпеки й оборони важливо окремо перевірити, який саме порядок отримання КЕП діє в установі.
У разі потреби можна орієнтуватися на КНЕДП «Центр сертифікації ключів Збройних Сил України», який зазначений в офіційному переліку кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Перед тим як подавати документи, перевірте внутрішній порядок оформлення запиту, перелік документів, відповідальних осіб і вимоги до носія ключа через відповідні канали установи або офіційні ресурси.
Для уповноваженої особи військової частини особливо важливо, щоб КЕП був оформлений не на фізичну особу, а саме як підпис посадової особи, яка діє від імені військової частини або державного замовника.
Які документи можуть знадобитися
Перелік документів залежить від обраного КНЕДП, тому перед оформленням КЕП перевірте актуальні вимоги конкретного надавача. Не варто використовувати універсальний перелік як остаточний — форми заяв, договорів і порядок засвідчення документів можуть відрізнятися.
Зазвичай, щоб отримати КЕП посадової особи юридичної особи, знадобляться:
- паспорт громадянина України або ID-картка;
- РНОКПП або документ, що його замінює;
- виписка чи витяг з ЄДР;
- документ про призначення на посаду;
- заявка на формування кваліфікованого сертифіката;
- договір або картка приєднання до договору про надання електронних довірчих послуг;
- довіреність, якщо документи подає або отримує представник;
- захищений носій, якщо ключ записується на токен.
Практична порада: копії документів потрібно засвідчувати однаково. Якщо один документ засвідчили підписом і печаткою установи, інші документи також краще засвідчувати у такий самий спосіб. Хіба що інші умови передбачатиме конкретний КНЕДП.
Як отримати КЕП для оборонних закупівель — покроково
Крок 1. Перевірте свої повноваження
До отримання КЕП переконайтеся, що в установі є наказ або інший розпорядчий документ про призначення уповноваженої особи. У документі мають бути коректно зазначені ПІБ, посада та обсяг повноважень.
Якщо працюєте у військовій частині, перевірте також внутрішні документи, які визначають порядок організації закупівель, відповідальних осіб та порядок роботи з електронними системами.
Крок 2. Оберіть КНЕДП
Перейдіть на сайт Центрального засвідчувального органу та перегляньте перелік кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Оберіть того надавача, який видає КЕП для посадових осіб юридичних осіб і дозволяє зазначити дані установи.
Крок 3. Уточніть перелік документів
На сайті обраного КНЕДП або через його службу підтримки уточніть актуальний перелік документів, форму заяв, вимоги до засвідчення копій, потребу в токені та можливість дистанційного оформлення.
Крок 4. Отримайте КЕП
КЕП може зберігатися на токені, смарт-карті або в захищеному хмарному сховищі. Для закупівельника головне — не лише отримати ключ, а й переконатися, що в сертифікаті правильно зазначені дані посадової особи та установи.
Крок 5. Перевірте КЕП одразу після отримання
Підпишіть тестовий документ і перевірте його через сервіс перевірки підпису на сайті ЦЗО. Саме у такому сервісі можна перевірити кваліфікований електронний підпис чи печатку для електронних документів.
Під час перевірки зверніть увагу на:
- ПІБ підписувача;
- назву установи;
- код ЄДРПОУ;
- тип підпису;
- чинність сертифіката;
- дату й час підписання.
Крок 6. Зареєструйтеся або оновіть дані на майданчику Prozorro
Доступ до Prozorro здійснюється через акредитовані електронні майданчики. Перелік майданчиків доступний на офіційному сайті Prozorro.
Якщо кабінет замовника вже існує, отримайте доступ до нього та оновіть дані про уповноважену особу. Якщо кабінету немає — оберіть майданчик, зареєструйте організацію за кодом ЄДРПОУ та створіть профіль користувача для уповноваженої особи.
Під час вибору майданчика звертайте увагу на:
- зручність інтерфейсу;
- якість служби підтримки;
- наявність інструкцій;
- можливість вивантажити інформацію;
- оперативність консультацій;
- коректну роботу з вашим КЕП.
Крок 7. Протестуйте підписання на майданчику
До оголошення першої закупівлі перевірте, чи коректно КЕП зчитується майданчиком. Якщо виникають технічні помилки, одразу зверніться до служби підтримки майданчика або КНЕДП.
Крок 8. Контролюйте строк дії КЕП
Запишіть дату завершення строку дії сертифіката. Перевипуск краще планувати заздалегідь, щоб не зупинити закупівлю в критичний момент.
Що зробити після отримання КЕП
Отримати КЕП — це лише перший крок. Далі закупівельнику потрібно переконатися, що підпис справді готовий до роботи.
Після того як отримали КЕП, варто:
- підписати тестовий документ;
- перевірити підпис через офіційний сервіс ЦЗО;
- переглянути дані підписувача;
- перевірити назву установи та код ЄДРПОУ;
- перевірити строк дії сертифіката;
- протестувати роботу КЕП на електронному майданчику Prozorro;
- зберегти контакти технічної підтримки КНЕДП і майданчика.
Які типові помилки в роботі з КЕП
На практиці проблеми в уповноважених осіб частіше виникають не через відсутність підпису, а через його неправильне використання.
Найпоширеніші помилки:
- використання особистого КЕП фізичної особи замість підпису, пов’язаного з установою;
- накладення електронної печатки замість електронного підпису посадової особи;
- підписання документів особою, яка не має належних повноважень;
- передача КЕП або пароля іншій особі;
- робота з простроченим сертифікатом;
- відсутність перевірки підпису після його отримання;
- відсутність резервного варіанту на випадок втрати доступу до КЕП;
- реєстрація нового кабінету замовника замість відновлення доступу до вже існуючого кабінету;
- початок закупівлі на одному майданчику і спроба завершити її на іншому.
Пам’ятайте: КЕП і пароль до нього не можна передавати колегам, керівнику, бухгалтеру чи іншій особі. Усі дії, вчинені з використанням КЕП, пов’язуються з конкретним підписувачем. Це персональна відповідальність за кожну дію в системі.
Практична порада: подбайте про резерв.
Для закупівельника КЕП — це щоденний робочий інструмент. Якщо строк дії сертифіката завершився, пароль втратили, токен пошкодили або виникла технічна проблема, це може зупинити роботу із закупівлею. Тому доцільно завчасно:
- контролювати строк дії КЕП;
- мати інформацію, як швидко перевипустити підпис;
- зберігати контакти технічної підтримки надавача КЕП і майданчика;
- за можливості мати резервний КЕП іншого надавача;
- не залишати перевипуск підпису на останній день.
Для УО, яка постійно працює із закупівлями, може бути критично важливою наявність резервного варіанту. Наприклад, коли один сервіс тимчасово не працює, а потрібно терміново оприлюднити рішення, підписати документ або завершити дію в системі.
Корисні посилання для уповноваженої особи
1. Законодавство:
- Закон України «Про публічні закупівлі»: https://zakon.rada.gov.ua/go/922-19;
- Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: https://zakon.rada.gov.ua/go/2155-19;
- Наказ Мінекономіки «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі» від 11.06.2020 №1082: https://zakon.rada.gov.ua/go/z0610-20.
2. КЕП та перевірка підпису:
- Перелік КНЕДП на сайті ЦЗО
- Перевірка КЕП або електронної печатки
- КНЕДП «Дія»
- КНЕДП ДПС
3. Перелік майданчиків Prozorro
Висновок: правильно оформлений КЕП — основа безпечної, прозорої та відповідальної роботи уповноваженої особи державного замовника в Prozorro.
