Нова уповноважена особа у військовій частині має акцентувати увагу не лише на знанні законодавства, а й на побудові правильної системи роботи. Її сила не в тому, щоб одноосібно відповідати за всі рішення, а в тому, щоб забезпечити законний, документований і керований закупівельний процес. У цій статті експертка із закупівель Проєкту реформи оборонних закупівель Неллі Стельмах – ключові правила для дій.
Призначення у військовій частині нової уповноваженої особи (далі – УО) – це не лише кадрове рішення. Фактично йдеться про передачу відповідальності за одну з найбільш чутливих ділянок діяльності військової частини – забезпечення її потреб через закупівлі. І в цьому процесі потрібно дотримати законодавство, задокументувати рішення, налагодити взаємодію з ініціаторами потреб, постачальниками, фінансовими службами, командуванням та контрольними органами.
Особливість роботи УО у військовій частині в тому, що закупівлі часто доводиться здійснювати в умовах терміновості, обмеженої інформації, зміни потреб, ризиків постачання та постійного нормативного оновлення. Саме тому новій УО важливо не намагатися одразу «робити все», а вибудувати систему роботи. Підкажемо, як правильно це зробити.
Керуватися актуальними редакціями нормативно-правових документів
Нормативну рамку для діяльності УО формують, зокрема:
- Закон України «Про публічні закупівлі»;
- Закон України «Про оборонні закупівлі»;
- постанова КМУ «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» від 12.10.2022 № 1178 (далі – Постанова № 1178);
- постанова КМУ «Деякі питання здійснення оборонних закупівель на період дії воєнного стану» від 11.11.2022 № 1275 (далі – Постанова № 1178).
Ці акти регулярно змінюються. Тому новій УО потрібно працювати не з «пам’яттю» та старими шаблонами, а з актуальними редакціями документів. І що важливо – не тільки на початку своєї діяльності.
Почати не з Prozorro, а з розуміння внутрішньої системи закупівель частини
Перша помилка нової УО – починати роботу з технічного внесення інформації в електронну систему закупівель.
Насправді Prozorro – це лише інструмент, щоб фіксувати та проводити окремі дії. До моменту оголошення закупівлі або публікації звіту УО має розуміти:
- хто ініціює потребу;
- хто готує технічні вимоги;
- хто визначає кількість;
- хто перевіряє наявність фінансування;
- хто погоджує документи;
- хто приймає товар або послугу;
- хто контролює виконання договору.
Отже, першочерговий акцент – на внутрішньому порядку закупівель. УО перевіряє, чи є у військовій частині наказ про її призначення, положення або інший внутрішній документ щодо організації закупівельної роботи. Не можна оминути увагою й порядок взаємодії з ініціаторами закупівель, фінансово-економічною службою, речовою, технічною, логістичною, юридичною службами, складом та відповідальними за приймання.
За потреби УО актуалізує порядок проведення закупівель, розуміючи, що наявність окремих порядків прямо визначена законодавством, наприклад, для закупівлі озброєння та військової техніки.
Для нової УО критично важливо зрозуміти межі власної відповідальності.
Ключове правило для роботи: УО не повинна одноосібно «вигадувати» потребу, технічні характеристики, кількість або обґрунтування використання товару. Її завдання – організувати закупівельний процес у межах закону, перевірити повноту документів, обрати належний спосіб закупівлі, забезпечити належне документування та оприлюднення інформації там, де це передбачено.
Відокремити роль УО від ролі ініціатора закупівлі
Розгляньмо проблему, яка часто виникає на практиці у військових частинах.
Ініціатор подає рапорт або заявку з формулюванням «потрібно закупити». В такій заявці немає достатнього обґрунтування, технічних характеристик, кількості, розрахунку очікуваної вартості або підтвердження фінансування.
У такій ситуації УО не повинна автоматично запускати закупівлю.
Правильний підхід: УО перевіряє, чи містить заявка мінімально необхідний набір даних. Зокрема, чи прописано в ній, що саме потрібно закупити, для якої потреби, у якій кількості, з якими характеристиками, у який строк, яка очікувана вартість, за рахунок яких коштів, чи є обмеження щодо предмета закупівлі, постачання, сумісності, гарантії, сервісу або приймання.
Зазвичай те, за яким кодом ДК 021:2015 треба здійснювати закупівлю, визначає УО.
Нова УО повинна розуміти: слабка заявка може бути причиною проблемної закупівлі. Якщо на старті немає якісної потреби та якісного технічного опису, надалі зростає ризик оскаржень, невдалих торгів, постачання не того товару, претензій аудиторів або неможливості нормально виконати договір.
Отже, УО має закласти правило якісного оформлення заявок ініціаторами.
Правильно визначати предмет закупівлі та код ДК
Один із перших професійних тестів для нової УО – визначення предмета закупівлі. Помилка в коді ДК 021:2015 або штучний поділ предмета закупівлі можуть призвести до неправильного вибору способу закупівлі та претензій контрольних органів.
УО має працювати не лише з назвою товару, а й із його функціональним призначенням. Наприклад, одна й та сама назва на побутовому розумінні може належати до різних закупівельних категорій. Це залежатиме від того, що саме треба купити: готовий товар, запасну частину, комплект, послугу ремонту, послугу встановлення, програмний продукт, обладнання або витратні матеріали.
Окрему увагу варто приділяти закупівлям, де є комплектність. Якщо військова частина купує не просто окрему річ, а комплект для виконання певної функції, це потрібно коректно описати в технічному завданні та специфікації.
Не можна механічно об’єднувати різнорідні товари лише для зручності або, навпаки, ділити закупівлю на частини без належного обґрунтування.
Очікувана вартість – не формальність, а доказ добросовісності
Для нової УО очікувана вартість має бути одним із головних контрольних блоків. Її не можна сприймати як «цифру зі стелі» або суму, яку просто вказав ініціатор. Очікувана вартість має бути логічною, документально підтвердженою та співвідносною з ринком.
Раціонально покласти обов’язок визначення очікуваної вартості на ініціаторів закупівлі, залишивши за УО контроль розрахунків.
У практичній роботі, щоб визначити очікувану вартість, доцільно використовувати кілька джерел: комерційні пропозиції, відкриті ціни на українському ринку, дані Prozorro, прайс-листи, попередні закупівлі, інформацію від виробників або офіційних представників, а для специфічних товарів – технічні консультації з профільними фахівцями. Важливо не просто зібрати та перевірити ціни, а показати логіку розрахунку: мінімальна, середня, медіанна ціна, виключення очевидних аномалій, врахування комплектації, ПДВ, доставки, гарантії та строків постачання.
Особливо уважно слід ставитися до ситуацій, коли ціна постачальника суттєво відрізняється від інших пропозицій. У такому випадку УО має не підганяти розрахунок під бажану закупівлю, а документально підтвердити, чому певне джерело враховане або не враховане.
Вибір способу закупівлі: рішення має бути обґрунтованим
Нова УО має чітко розуміти, що вибір способу закупівлі – не технічне, а юридично значуще рішення. Його потрібно зафіксувати протоколом УО та підтвердити документами.
Військова частина може застосовувати різні методи закупівель, як-от: відкриті торги з особливостями, запит ціни пропозицій через електронний каталог, закупівля через Prozorro Market, спрощена закупівля в оборонній сфері, прямий договір за наявності правових підстав, закупівлі за спеціальними правилами оборонного законодавства.
Постанова № 1178 регулює особливості публічних закупівель у період воєнного стану, а Постанова № 1275 – окремі питання оборонних закупівель у цей самий період. Тому УО має правильно визначити, у якій саме правовій рамці відбувається закупівля.
Ключове правило для роботи: УО визначає спочатку правову підставу, потім спосіб закупівлі і лише після цього запускає дії в системі або готує прямий договір. Практика, коли спочатку домовляються з постачальником, а потім шукають норму, яка пояснить таке рішення, є небезпечною.
Не варто забувати про відмінності в плануванні. У разі роботи за публічними нормами в замовника складають та затверджують річний план (зміни до нього). В умовах застосування оборонного законодавства – розпорядчий документ, яким визначають і затверджують переліки та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, інших товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони (окремо для нетаємних та таємних закупівель).
Протокол УО: коротко, але змістовно
Протокол уповноваженої особи – це не декоративний документ. Він має показувати, що рішення прийняте самостійно, обґрунтовано та в межах повноважень.
У протоколі УО бажано фіксувати: підставу виникнення потреби, предмет закупівлі, очікувану вартість, джерела її визначення, обраний спосіб закупівлі, нормативну підставу, ключові рішення щодо технічних вимог, лотування, строків, проєкт договору, відповідальних осіб щодо технічної та правової складових тощо.
Протокол не повинен перетворюватися на багатосторінковий переказ законодавства. Його цінність – у зв’язку між фактом, документом і рішенням. Контрольний орган має побачити логіку: була потреба, були документи, була перевірка, був вибір способу закупівлі, було прийняте рішення.
Пам’ятайте: УО приймає рішення в межах своєї компетенції. Командир може організовувати діяльність військової частини, затверджувати відповідні внутрішні рішення та забезпечувати функціонування служб. Натомість протокол не потрібно перетворювати на документ, де закупівельне рішення фактично приймає командир або інша посадова особа, а не УО.
Технічне завдання: не під конкретного постачальника, а під реальну потребу
Один із найвищих ризиків у закупівлях – технічні вимоги, які надмірно звужують конкуренцію або фактично орієнтовані на одного постачальника без належного обґрунтування.
Нова УО має звертати увагу на такі маркери ризику:
- надмірно деталізовані параметри без пояснення потреби;
- вимога конкретної торговельної марки без виразу «або еквівалент» там, де це потрібно;
- вимога авторизаційних листів без належного обґрунтування;
- вимога документів, які не є обов’язковими для такого предмета закупівлі;
- змішування технічних характеристик із комерційними перевагами конкретного продавця.
Для військової частини важливо не занижувати якість. Але якість потрібно забезпечувати не дискримінаційними вимогами, а коректними параметрами. Наприклад такими, як: функціональність, сумісність, надійність, гарантія, строк постачання, умови приймання, підтвердження відповідності, сервісна підтримка, вимоги до пакування, маркування, інструкцій, комплектності.
Договір: думати про виконання ще до підписання
Нова УО повинна читати проєкт договору не як формальність, а як майбутній інструмент управління ризиками.
Саме в договорі проявляються проблеми, які були закладені ще в технічному завданні або специфікації.
У договорі УО варто перевірити: точну назву предмета закупівлі, кількість, комплектність, ціну за одиницю, загальну суму, ПДВ, строки та місце постачання, порядок приймання, документи, які надає постачальник, гарантійні зобов’язання, відповідальність за прострочення, порядок зміни істотних умов, умови оплати, порядок фіксації недоліків, підстави для відмови у прийманні.
Для військової частини надзвичайно важливо мати не просто договір, а контрольовану процедуру (алгоритм) його виконання. Товар треба не лише купити, а й прийняти, перевірити, оприбуткувати, оплатити. Також потрібно мати можливість захистити позицію частини у разі спору або перевірки.
Попередня оплата – зона підвищеного ризику
Якщо в закупівлі передбачена попередня оплата, нова УО має ставитися до цього, як до окремого блоку ризик-аналізу.
Попередня оплата сама по собі не завжди є порушенням. Утім вона потребує додаткового обґрунтування, погодження та належних запобіжників.
Новій УО доцільно оцінити:
- чи є попередня оплата типовою для цього ринку;
- який розмір попередньої оплати;
- який строк закриття авансу;
- чи є гарантії виконання;
- чи має постачальник підтверджену спроможність;
- чи є ризик непоставки;
- чи передбачені штрафні санкції;
- чи визначено порядок повернення коштів;
- чи є документальне підтвердження необхідності саме таких умов.
Правильний акцент: попередня оплата має бути не побажанням постачальника, а обґрунтованою умовою договору, що захищена механізмами контролю.
Документування: якщо рішення не зафіксовано – його складно захистити
Багато рішень у закупівлях військової частини ухвалюються швидко. Утім швидкість не скасовує потреби у документуванні.
Нова УО має з першого дня вибудувати власну систему зберігання документів. Йдеться про такі документи: заявка або рапорт ініціатора, розпорядчий документ про визначення переліку та обсягів, технічне завдання, розрахунок очікуваної вартості, комерційні пропозиції, скриншоти або посилання на джерела цін, протоколи, погодження, оголошення, пропозиції учасників, договір, додаткові угоди, накладні, акти, документи приймання, листування, службові записки. Деякі з цих документів можуть зберігатися в інших підрозділах військової частини.
Особливо важливо зберігати логіку рішень.
Через кілька місяців після закупівлі УО може бути складно пояснити, чому вона обрала саме такий спосіб, таку ціну або такі характеристики. Документування має відповідати на це запитання без додаткових усних пояснень.
Комунікація з постачальниками: рівність, обережність, фіксація
Нова УО має обережно спілкуватися з ринком.
Консультації з потенційними постачальниками корисні, коли потрібно зрозуміти предмет закупівлі. Однак вони не повинні перетворюватися на неформальне погодження умов майбутньої закупівлі з одним учасником.
Варто уникати ситуацій, коли один постачальник фактично формує технічне завдання, визначає очікувану вартість, диктує умови договору або отримує перевагу через доступ до інформації. Коли проводите аналіз ринку, бажано працювати з кількома джерелами, фіксувати інформацію письмово та не створювати умов для нерівного доступу.
Взаємодія з контролем: думати як аудитор, діяти як закупівельник
На будь-яку закупівлю корисно дивитися очима майбутньої перевірки.
Контрольні запитання можуть бути простими. Чому це купували? Чому саме в такій кількості? Чому саме такі технічні вимоги? Чому така очікувана вартість? Чому обрано цей спосіб закупівлі? Чому укладено договір саме з цим постачальником? Чи виконано договір на тих умовах, які були визначені? Чи не змінили істотні умови без належних підстав?
Якщо на ці запитання в нової УО є документи й логічні відповіді, закупівля значно краще захищена.
Перші 30 днів нової УО: практичний мінімум
Перелічимо базові дії, які доцільно зробити новій УО.
- Перевірте наказ про призначення та обсяг повноважень.
- Отримайте доступи до електронної системи закупівель та внутрішніх реєстрів.
- Перевірте незавершені закупівлі, договори, додаткові угоди та строки виконання.
- Сформуйте перелік поточних і планових потреб.
- Перевірте наявність фінансування за ключовими закупівлями.
- Перегляньте типові шаблони рапортів, технічних завдань, протоколів і договорів.
- Визначте осіб, відповідальних за технічні вимоги та приймання, або контактну особу в структурах ініціаторів закупівель.
- Перевірте, які закупівлі можуть потребувати особливої уваги: термінові, дорогі, з попередньою оплатою, обмеженою конкуренцією або специфічними характеристиками.
- Організуйте регулярну комунікацію з ініціаторами закупівель, щоб не починати закупівельну роботу в останній момент.
Головні орієнтири для нової УО: якісна заявка від ініціатора, правильний предмет закупівлі, обґрунтована очікувана вартість, належний спосіб закупівлі, змістовний протокол, недискримінаційне технічне завдання, контрольований договір, належне приймання та повний пакет документів.
У закупівлях військової частини швидкість важлива. Але ще важливіше – щоб ця швидкість не руйнувала логіку, законність і доказовість рішень. Саме це і має стати головним професійним фокусом нової УО.
Успіхів, колеги!
Неллі Стельмах, експертка із закупівель Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони, Сили ТрО
