Вже в середині поточного бюджетного періоду потрібно розпочинати планування на наступні періоди. Саме якісне планування перетворює закупівлі державного замовника з хаотичного гасіння пожеж на керований процес. Розберемо, які вимоги до планування враховувати, як варто діяти та які ризики можуть чатувати на державного замовника
В оборонній сфері, особливо в умовах воєнного стану, якісне планування — це запорука вчасних закупівель для забезпечення потреб підрозділів. Саме воно дає змогу:
- ефективно розподілити фінанси та навантаження на особовий склад;
- врахувати досвід завершених та невдалих закупівель;
- здійснити ґрунтовний аналіз ринку та потенційних постачальників;
- забезпечити вчасне постачання товарів, надання послуг чи виконання робіт.
Основою для планування закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення є потреби та пріоритети державних замовників у сфері оборони. Вони можуть бути визначені завданнями і заходами, передбаченими рішеннями Ставки Верховного Головнокомандувача або РНБО з питань національної безпеки і оборони, програмними документами або рішеннями КМУ відповідно до поданих Мінфіну бюджетних запитів, зокрема на середньостроковий період (п. 6 Особливостей здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану, затверджених постановою КМУ від 11.11.2022 № 1275, далі — Особливості № 1275).
Точкою опори, що робить систему забезпечення стійкою до викликів воєнного часу, є визначення реальних потреб під час планування. Тож далі опишемо процес планування в державного замовника з огляду на встановлені вимоги, доцільні дії та можливі ризики.
Ризик перший — неякісно визначені потреби та пріоритети.
Під час планування закупівель державний замовник має визначити насамперед свої потреби та пріоритети. На цьому етапі важливо враховувати два застереження.
По-перше, виходити потрібно саме з наявної потреби в конкретній закупівлі, адже поняття «планова потреба» в Особливостях № 1275 не згадується.
По-друге, коли визначаєте потреби, важливо одразу розуміти пріоритетність закупівлі. Це допоможе упорядкувати проведення закупівель та дотриматися потрібних термінів.
Якщо потреби визначені заздалегідь, ініціатори закупівель, фінансова служба та уповноважені особи мають час, щоб сформувати чіткі технічні характеристики, якісно проаналізувати ринок, вибрати доцільний вид закупівлі та отримати відповідні погодження (якщо це передбачено).
Відсутність планування може призвести до негативних наслідків, які вплинуть на обороноздатність підрозділів замовника:
- поспіхом доведеться купувати те, що є в наявності, а не те, що відповідає технічним вимогам закупівлі;
- в один період може накопичитися велика кількість закупівель, що призведе до тривалішого аналізу необхідної інформації та неякісно проведеної закупівлі.
Ризик другий — неповний збір потреб для планування закупівель.
У державного замовника має бути організований збір потреб, що ґрунтується на досвіді попереднього року з урахуванням планових завдань та змін у поточному році.
Для ефективного збору потреб затверджують механізм зі зразками документів, яким зобов’язують ініціаторів закупівлі / начальників служб надавати в письмовій формі:
- інформацію про товари, роботи та послуги, які необхідно закупити;
- кількість / обсяг;
- терміни поставки товарів / надання послуг / виконання робіт;
орієнтовну вартість, визначену на основі інформації з відкритих джерел, отриманих комерційних пропозицій та даних з модуля аналітики bi prozorro.
Збір потреб формують на основі потреб кінцевих замовників / ініціаторів — людей, які безпосередньо виконують бойові завдання чи для потреб яких така закупівля проводиться. Ці потреби мають погодити начальники відповідних служб.
Важливо! Не повна інформація про потреби кінцевих замовників може призвести до неуспішної закупівлі або результату, що не відповідає їхнім очікуванням.
Надалі ініціатори закупівель:
- аналізують отриману інформації, перевіряють наявність відповідного товару на залишках у державного замовника та вивчають ринок — самостійно або разом з уповноваженою особою;
- визначають пріоритети закупівлі — разом з командиром та начальниками служб;
- узгоджують наявне фінансування з начальником фінансово-економічної служби. Якщо коштів бракує на певні потреби, розробляється план залучення фінансування для повного забезпечення потреб військової частини.
На основі зібраної інформації формують переліки та обсяги закупівель державного замовника.
Планування дає змогу синхронізувати закупівельну роботу командира, фінансистів, логістів, уповноваженої особи та забезпечити замовника якісними закупівлями вчасно та в повному обсязі. Натомість відсутність планування перетворює забезпечення на процес виправлення помилок.
Зважте, що тепер під час проведення закупівель із застосуванням електронного каталогу та відкритих торгів очікувана вартість визначається без урахування податку на додану вартість (ПДВ), але ПДВ потрібно враховувати в сумі договору, якщо постачальник товару є платником ПДВ, а операція з постачання товару підлягає оподаткуванню ПДВ. Такі вимоги з 01.07.2026 встановила постанова КМУ «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 і від 12 жовтня 2022 р. № 1178» від 05.02.2026 № 132.
Тож для товарів, що є предметом закупівлі і підлягають оподаткуванню, під час визначення очікуваної вартості без урахування ПДВ необхідно проаналізувати ринок як платників ПДВ, так і не платників ПДВ. Це дасть змогу відповідно до оновлених законодавчих вимог спланувати закупівлі, що підлягають оподаткуванню, якщо їх вартість перевищує 200 тис. грн, та укласти договір з урахуванням ПДВ, коли постачальник товару є платником ПДВ.
Порядок здійснення закупівель у державного замовника може передбачати власний процес організації планування закупівель та окреслювати зони відповідальності учасників цього процесу.
Ризик третій — закупівля, коли переліки та обсяги не затверджено.
Для здійснення оборонних закупівель відповідно до пункту 6 Особливостей № 1275 державні замовники на плановий бюджетний період визначають і затверджують:
- переліки та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, інших товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони; та
- переліки та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, що становлять державну таємницю.
Отже, щоб мати змогу здійснювати закупівлі, державний замовник повинен не лише визначити переліки та обсяги закупівель, а й обов’язково затвердити їх своїм рішенням.
Переліки та обсяги мають бути обов’язково затверджені до укладення угоди чи оголошення закупівлі. Зазвичай переліки та обсяги затверджують на початку кожного року, рішення про їх затвердження оформлюють наказом командира. Відповідно до наявних потреб до переліків та обсягів закупівель можна вносити зміни в порядку, який визначає самостійно державний замовник.
Вимог щодо інформації, яку потрібно включати до переліків та обсягів, Особливості № 1275 не встановлюють. Тому до них передусім включають потрібні товари, послуги, роботи та їх обсяги.
Державний замовник, який планує укладати довгострокові державні контракти (договори), до переліків та обсягів закупівель товарів, робіт і послуг може включати прогнозні показники закупівель на наступні за плановим два бюджетні періоди з урахуванням орієнтовних граничних показників видатків державного бюджету та надання кредитів з державного бюджету на середньостроковий період.
Вимога затвердити переліки та обсяги закупівель поширюється на всі закупівлі від 0,01 грн, які державний замовник проводить:
- відповідно до пунктів 8 та 9 Особливостей № 1275;
- відповідно до пунктів 43—49 Особливостей № 1275;
- відповідно до Порядку здійснення закупівлі безпілотних систем, засобів радіоелектронної боротьби тактичного рівня вітчизняного виробництва та їх складових частин;
- як закупівлі, що становлять державну таємницю;
- як закупівлі товарів і послуг оборонного призначення та для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони на суми до 200 тис. грн; а також як закупівлі робіт оборонного призначення та робіт для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони на суми до 1,5 млн грн.
Зважте, що державний МОУ від 01.03.2023 № 111/нм, не включає свої закупівлі до річного плану закупівель (п. 10 Особливостей № 1275). Тож їх не потрібно оприлюднювати в електронній системі закупівель у розділі «Річний план» під час:
- формування звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
- оголошення спрощеної закупівлі або відкритих торгів;
- проведення закупівлі через електронний каталог.
Не складається та не подається на затвердження КМУ зведений трирічний план закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення за закритими закупівлями. Пропозиції до проєкту зведеного трирічного плану державні замовники подаватимуть Мінстратегпрому протягом трьох місяців з дня припинення чи скасування воєнного стану. Трирічний план закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення не складається та не затверджується (п. 5 Особливостей № 1275).
Ризик четвертий — поділ предмета закупівлі на частини.
Державні замовники не мають права ділити предмет закупівлі на частини, щоб уникнути проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу / спрощеної закупівлі, крім випадків, передбачених пунктом 9 Особливостей.
Утім, вважається поділом предмета закупівлі на частини виникнення додаткової потреби в закупівлі тотожного предмета закупівлі, яку не могли передбачити на момент здійснення закупівлі у поточному році.
У такому разі під час визначення вартісних меж для вибору способу здійснення такої закупівлі не враховується очікувана вартість раніше здійснених закупівель за таким предметом закупівлі (п. 8 Особливостей № 1275).
Випадки закупівель, які замовник не міг передбачити, Мінекономіки визначило в листі від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06а. Це, зокрема:
- виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити;
- виділення додаткових коштів;
- перерозподіл коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
- перерозподіл коштів, зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення;
- перерозподіл коштів, які було заплановано на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
- відміна закупівлі або визнання її такою, що не відбулась / неукладення договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідності здійснення нової закупівлі;
- розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі.
Державний замовник планує закупівлі відповідно до наявних потреб, тож на практиці в нього може виникнути нагальна потреба в закупівлі того чи іншого предмета закупівлі. У таких випадках пункт 9 Особливостей № 1275 дозволяє проводити закупівлю за винятковим порядком, передбаченим підпунктом 4 пункту 13 Особливостей, затверджених постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178. Підставою для такої закупівлі є рапорт з конкретними та чіткими термінами постачання товару / надання послуг, що відповідають визначенню нагальності. Однак перед тим, як проводити таку закупівлі, її потрібно внести до переліків та обсягів закупівель державного замовника і затвердити.
